Акт показывает результат приёмки, но сам по себе не объясняет причину каждой разницы. Чтобы разобраться, сравните четыре состояния одной поставки: что было заявлено, что фактически передали, что принято по акту и что отражено как излишек или недостача. Сверка общей суммы без SKU и штрихкодов может скрыть подмену позиции.
Коротко. Сохраните акт и версию заявки на поставку, затем составьте таблицу по каждому SKU и штрихкоду. Сравните заявленное, подтверждённое к передаче, принятое и отмеченное как излишек. Только после определения конкретной строки готовьте вопрос по акту; не называйте каждое расхождение потерей товара.
Что собрать до сверки
Нужны номер поставки, версия товарного состава на момент передачи, акт приёмки или расхождений, документы передачи, количество и идентификаторы грузомест. Отдельно сохраните доступные фото внешних этикеток, содержимого коробов и записи упаковки. Для документов электронного обмена зафиксируйте относящийся к поставке номер и статус: наличие файла в папке ещё не доказывает, что он был принят другой стороной.
Если состав заявки меняли, не сравнивайте акт только с последней видимой редакцией. Установите время изменения и то, какая версия действовала при передаче. Указывайте источник каждого числа: заявка, документ передачи, видео или акт. Собственная опись упаковки помогает реконструировать событие, но не заменяет подтверждение приёмки складом.
Таблица расхождений по одной позиции
| Поле | Что записать | Для чего сравнивать |
|---|---|---|
| Идентификатор товара | SKU, штрихкод, наименование и вариант | Чтобы не сложить разные товары в одну строку |
| Заявлено | Количество в действовавшей версии заявки | Исходное ожидание |
| Передано | Количество по описи и подтверждениям передачи | Фактическая сторона продавца |
| Принято | Количество в акте по тому же идентификатору | Результат приёмки |
| Излишек или недостача | Тип и количество из акта | Предмет конкретного вопроса |
| Грузоместо | Номер короба и маркировка | Связь позиции с физической передачей |
Сначала сравните идентификаторы, затем количество. Если штрихкод в акте отличается от штрихкода заявки, арифметическое равенство штук не решает вопрос: нужно выяснить, тот ли товар идентифицировали. Если коды совпадают, но расходится число, ищите, на каком переходе возникла разница — при комплектации, передаче или приёмке. Без доказательства этого перехода вывод о виновной стороне преждевременен.
Если заявленный товар попал в излишки
Такой случай нельзя автоматически оформлять как штатный вывоз реальных излишков. Сначала проверьте, не является ли «излишек» следствием ошибочной идентификации или иной версии товарного состава. По спорному SKU сопоставьте заявку, этикетку на товаре и коробе, опись грузоместа, данные электронного документа и строку акта. Различайте две ветки:
- Позиция совпадает, количество различается. Например, один и тот же штрихкод заявлен в количестве 121 шт., 15 шт. отражены как принятые, а 106 шт. — как излишек. Сумма
15 + 106 = 121совпала с заявкой, но это ещё не подтверждает, что все 106 имеют тот же код и относятся к этой поставке. Попросите проверить классификацию именно по этой позиции. - Количество похоже, идентификатор отличается. Не закрывайте вопрос арифметикой. Покажите в одной строке код из заявки, код на фото и код в акте; уточните, когда и кем менялась карточка или этикетка. Возможна ошибка идентификации, но её необходимо подтвердить.
Числа выше — учебный пример для проверки метода, а не подтверждённый случай конкретного склада. Если доказательство упаковки отсутствует, прямо укажите это в рабочем досье. Не заменяйте его реконструкцией «по памяти».
Как сформулировать предметный вопрос по акту
В обращении укажите номер поставки и акта, один спорный SKU, четыре количества и точный пункт, который просите проверить: идентификатор, количество, отнесение к излишкам или связь с грузоместом. Приложите только материалы, которые поддерживают этот пункт. Пример формулировки: «По SKU X в версии заявки от [дата] заявлено 121 шт.; в акте принято 15 и 106 отражено как излишек. Просим проверить, к какому штрихкоду и грузоместу отнесены 106 шт., и разъяснить основание классификации». Если есть подтверждённая ошибка, запросите корректировку акта или учёта по действующему порядку.
Не заявляйте единый срок возражения для всех схем и типов поставки без проверки действующих документов. Перед отправкой выясните в кабинете и официальной справке, какой канал и срок применяются к вашей поставке, в том числе при обмене электронными документами. После ответа проверьте не только текст сообщения, но и акт, движение остатков и возможные начисления: это разные результаты.
Результат. У вас должна получиться не общая жалоба «поставку приняли неправильно», а конкретная строка: заявка → физическая передача → акт → спорная классификация → доказательство. Если одна связь отсутствует, запросите её, прежде чем утверждать причину расхождения.
Что изучить дальше
- Если акт показывает именно недостачу по совпадающему SKU, используйте инструкцию по спору о недостаче, чтобы собрать доказательства по этой ветке.
- Если неизвестно, какой короб передан, проверьте способы подтверждения передачи без видео упаковки.
- Перед следующей поставкой подготовьте видеофиксацию упаковки, связывающую товар, код и грузоместо.
- Если расхождение уже признано и речь идёт о деньгах, отдельно сверьте начисление компенсации.
Источники и актуальность
Метод сопоставления четырёх состояний — редакционная схема анализа документов. Конкретный порядок возражения, сроки, статус электронного документа и последствия излишков зависят от действующих правил Ozon и схемы поставки; на 18.09.2026 полный действующий регламент в этой работе не подтверждён. Перед снятием noindex необходимо сверить его по официальной базе знаний Ozon, применимому договору и акту конкретной поставки. Текст не устанавливает виновную сторону по одному акту.